Haccp Kayıtları Nasıl Oluşturulur?
Haccp Kayıtları Nasıl Oluşturulur?
HACCP (Tehlike Analizi ve Kritik Kontrol Noktaları) kayıtları, sistemin güvenilirliğini, yasalara uygunluğunu ve etkinliğini kanıtlayan en önemli belgeleme kısmıdır. Bu kayıtlar, sistemin gerçekten çalıştığının ve kritik limitlerin aşılmadığının sürekli kanıtıdır.
Kayıtların doğru, tutarlı ve eksiksiz oluşturulması, HACCP'nin 7. İlkesi'dir.
İşte HACCP kayıtlarının nasıl oluşturulacağına dair aşamalar ve temel unsurlar:
1. 📝 Kayıt Prosedürlerinin Belirlenmesi
Kayıt formları ve prosedürleri, HACCP planının diğer ilkelerine göre tasarlanır.
-
Ne Kaydedilecek: Kritik Kontrol Noktaları (KKN), Ön Şart Programları (ÖŞP) ve Doğrulama (Validasyon) faaliyetleri ile ilgili tüm veriler.
-
Ne Sıklıkla Kaydedilecek: İzleme sıklığı, KKN'nin kritik limitleri (İlke 3) ve tehlike düzeyi ile belirlenir. Örnek: Pişirme sıcaklığı sürekli (her 5 dakikada bir) kaydedilirken, metal dedektör kontrolü vardiyada bir kez yapılabilir.
-
Kim Kaydedecek: Kayıtları tutacak sorumlu personel (operatör, kalite kontrol teknisyeni vb.) belirlenmeli ve bu kişilerin yetkinliği ve eğitimi sağlanmalıdır.
-
Nasıl Kaydedilecek: Kayıtların elle (form doldurma) mi yoksa otomatik sistemler (veri kaydediciler, termografik kayıtlar) aracılığıyla mı tutulacağı belirlenir.
2. 📋 Kayıt Formlarının Tasarımı
Kayıt formları, anlaşılır, kolay doldurulabilir ve gerekli tüm bilgileri içerecek şekilde tasarlanmalıdır.
A. KKN İzleme Kayıt Formu Unsurları
Bir KKN kayıt formu, kritik izleme faaliyetlerini belgelemelidir:
-
KKN'nin Adı: (Örn: Pastörizasyon Sıcaklığı Kontrolü).
-
Kritik Limit: (Örn: Min. 75{C}.
-
Ürün/Parti Bilgisi: Kaydın hangi parti veya ürün serisi için tutulduğu.
-
İzlenen Değer: Ölçülen gerçek değer (Sıcaklık: 76{C} pH: 4.2 vb.).
-
Tarih ve Saat: Ölçümün tam olarak ne zaman yapıldığı.
-
İzlemeyi Yapan Kişi: Kaydı tutan ve ölçümü yapan kişinin adı ve imzası.
-
Düzeltici Faaliyet Notları: Kritik limit aşılmışsa (kontrol kaybı), hangi düzeltici faaliyetin yapıldığı ve bu faaliyetin kimin tarafından onaylandığı.
-
Gözden Geçiren ve Onaylayan: Kayıtların doğru ve eksiksiz olduğunu teyit eden Kalite Kontrol/Yönetici imzası ve tarihi.
B. Ön Şart Programı (ÖŞP) Kayıt Formu Unsurları
Bu formlar, temel hijyen ve operasyonel faaliyetleri belgeler:
-
Temizlik ve Sanitasyon Kayıtları: Hangi ekipmanın, ne zaman, hangi kimyasalla temizlendiği ve temizliğin görsel olarak veya ATP ölçümüyle onaylandığı.
-
Personel Hijyeni Kayıtları: El yıkama istasyonlarının kontrolü, personel sağlık kontrolleri.
-
Pest Kontrol Kayıtları: Haşere istasyonlarının kontrol tarihleri, gözlem ve müdahale raporları.
-
Kalibrasyon Kayıtları: KKN'leri izlemek için kullanılan ekipmanların (termometre, pH metre, metal dedektör) kalibrasyon tarihlerinin ve sonuçlarının belgelenmesi.
3. ✍️ Kayıtların Tutulması ve Yönetimi
-
Anlık ve Doğru Kayıt: Ölçümler ve kontroller, gerçekleştiği anda kaydedilmelidir. Verilerin daha sonra toplu olarak girilmesi kabul edilemezdir.
-
Değişiklik ve Düzeltme: Kayıtlarda hata yapılırsa, yanlış değerin üzerine tek bir çizgi çekilir, doğru değer yanına yazılır ve değişikliği yapan kişi tarafından imzalanır ve tarih atılır. Silme, karalama veya düzeltici sıvı kullanımı kesinlikle yasaktır.
-
Kayıtların Gözden Geçirilmesi: HACCP sisteminin etkinliğini sağlamak için KKN kayıtları, sorumlu personel (genellikle Kalite Güvence) tarafından derhal ve düzenli olarak gözden geçirilmeli ve onaylanmalıdır (İlke 6). Kritik limit aşımı durumları özel dikkatle incelenmelidir.
-
Arşivleme: Tüm kayıtlar (HACCP planı, izleme formları, doğrulama raporları, eğitim kayıtları vb.), yasal düzenlemelerin öngördüğü veya ürünün raf ömründen daha uzun süre boyunca, kolayca erişilebilir bir şekilde saklanmalıdır. Saklama ortamı (fiziksel veya dijital) güvenli olmalıdır.
Özetle, HACCP kayıtları bir süreçte yapılanların sadece belgesi değil, aynı zamanda kontrol altında tutulduğunun kanıtıdır. Bu nedenle, doğruluk, tamlık ve zamanında kayıt tutma hayati önem taşır.
HACCP kayıt sisteminde'Kalibrasyon Kayıtları' neden bu kadar önemlidir?