Iso Belgesi İçin Gerekli Evraklar Nelerdir?

Iso Belgesi İçin Gerekli Evraklar

ISO Belgesi (özellikle en yaygın olan ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgesi) almak için gereken evraklar, temel olarak kuruluşunuzun yasal kimliğini gösteren belgeler ve kurduğunuz yönetim sisteminin işleyişini kanıtlayan dokümantasyon olarak iki ana gruba ayrılır.

📄 1. Yasal ve Kurumsal Evraklar (Başvuru Aşamasında)

Bu belgeler, denetimi yapacak olan belgelendirme kuruluşuna, şirketinizin yasal statüsünü ve ticari kimliğini kanıtlamak için sunulur:

• Ticaret Sicil Gazetesi: Kuruluşun unvanı, adresi ve faaliyet konularını içeren güncel gazete sureti.

• Vergi Levhası: Kuruluşun güncel vergi bilgilerini gösteren fotokopi.

• İmza Sirküleri: Şirketi temsile yetkili kişilerin imza örneklerini gösteren noter onaylı belge.

• Oda Kayıt Belgesi: Kuruluşun bağlı bulunduğu Sanayi veya Ticaret Odası'ndan alınmış güncel kayıt belgesi.

• Faaliyet Belgesi veya Kapasite Raporu (Opsiyonel): Kuruluşun faaliyet alanını ve üretim/hizmet kapasitesini gösteren belgeler.

• ISO Başvuru Formu: Belgelendirme kuruluşunun talep ettiği, şirketin detaylı bilgilerinin yer aldığı resmi başvuru formu.

📝 2. Yönetim Sistemi Dokümantasyonu (Denetim Aşamasında)

ISO belgesinin ana şartı, standardın gerektirdiği yönetim sistemini kurduğunuzu gösteren kanıtların sunulmasıdır. Bu dokümantasyon, denetim sırasında incelenen en kritik kısımdır:

• Kalite El Kitabı (KYS için): Kuruluşun yönetim sistemini, kapsamını, politikalarını ve süreçler arasındaki etkileşimleri genel olarak tanımlayan ana belge.

• ISO Politikası: Kurumun Kalite, Çevre veya Bilgi Güvenliği gibi ilgili alandaki taahhüdünü belirten üst yönetim tarafından onaylanmış resmi beyan (örneğin Kalite Politikası).

• Prosedürler ve Süreç Haritaları: Kuruluşun kritik iş süreçlerinin (üretim, satın alma, satış, şikayet yönetimi vb.) nasıl yürüdüğünü anlatan dokümante edilmiş bilgiler.

• Risk ve Fırsat Değerlendirmesi: Kuruluşun, hedeflerine ulaşmasını etkileyebilecek iç ve dış faktörlere yönelik risk analizlerini ve planlarını gösteren kayıtlar.

• İç Tetkik (İç Denetim) Raporları: Sistemin periyodik olarak kendi içinde denetlendiğini gösteren kanıtlar.

• Yönetimi Gözden Geçirme Toplantı Kayıtları: Üst yönetimin, sistemin performansını ve uygunluğunu belli aralıklarla gözden geçirdiğini gösteren toplantı tutanakları.

• Amaç ve Hedef Kayıtları: İlgili standarda yönelik (örneğin ISO 9001 için müşteri şikayetlerini azaltma gibi) belirlenen ölçülebilir amaç ve hedeflerin takibini gösteren kayıtlar.

Özetle: Bir ISO belgesi almak için öncelikle şirketinizin yasal kimliğini kanıtlamanız, ardından ise seçtiğiniz ISO standardının gerektirdiği tüm süreçleri dokümante edip, bu süreçleri uyguladığınızı kanıtlayan kayıtları denetçi heyetine sunmanız gerekir.