Iso 10002 Belgesi Nasıl Alınır?

Teknik sertifikasyon ve benzeri belgelendirme kurumları yapmış oldukları incelemeler 3.taraf incelemeler olarak açıklanmaktadır. ISO 10002 Müşteri Memnuniyeti Yönetim ağını kurmuş ve faaliyete geçirmiş olan kuruluşların belgelendirilmesi aşağıdaki süreçlerden sonra gerçekleşmektedir.

Teklif Aşaması 

Sistemini yüklemiş olup belgelendirilmek isteyen kuruluşlar öncelikle belgelendirme kurumlarında kurumlarında fiyat teklifi talep eder. Belgelendirme kurumları maliyeti belirlerken belgelendirilecek kurumda çalışanların sayısına ve kurumun kapsadığı durumlarına göre fiyatlarını belirlemektedirler. Firmanın geniş çaplı olması inceleme için daha fazla gün ayrılmasını vb. durumları arz ettiği için tetkikin tüm prosedürlerin gerçekleştirilmesinde ilk olarak personel adedinin bilinmesini arz etmektedir. Fiyatın kabulü durumunda sertifikalandırılacak kuruluş belgelendirme kuruluşuna başvuruda bulunur. 

Müracaat Aşaması

Belgelendirilmeyi talep eden kuruluş, belgelendirme firmasına ait müracaat formunu eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurarak müracaat esnasında, Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi nüshalarını ve diğer ek evrakları tedarik edip belgelendirme firmasına sunarak müracaatını gerçekleştirir. 

Doküman Tetkiki Aşaması(1.Aşama Denetim)

Belgelendirme firmasına başvuruda bulunan kuruluş müracaat sırasında alakalı sistem yada sistemlere ait nüshaların bir örneğini de sunar. Belgelendirme firması tarafından görev verilen Baş Denetçi, dokümanları incelenerek ilgili koşulları karşılayıp karşılamadığı incelenir. Bu inceleme sonucunda şartlar karşılanmış ise firma denetim planına dahil edilir. Karşılamaması neticesinde ise müracaatta bulunan kuruluşa durum yazılı şekilde raporlanarak noksanlıkların gidermesi istenir. Firma noksanlıkları gidermesi sonrası denetim planına dahil edilir. Doküman testi ile birlikte baş denetmen tarafından ihtiyaç duyulması durumunda bir ön ziyaret de organize edilebilir. 

Denetim Planlama Aşaması

Belgelendirme kurumu ISO 17021 koşullarına bağlı kalarak kurumun niteliğine göre kurumda uygulamaların yerinde görülmesi amacıyla ihtiyaç duyulacak denetim zamanını ve uygun denetmenleri ve denetim tarihini belirler. Bu bilgiler kuruma ulaştırılarak onaya sunulur. Denetim plan onayının  takibi de  ilgili tarihte yapılır. 

Denetim Aşaması (2.Aşama Denetim)

Planlanan tarihte kurum denetimi gerçekleştirilir. Denetim, açılış sırasında yapılan toplantısı ile başlar. Daha sonra yapılacak denetim için denetim programına uygun olan ilgili birimler yerlerinde ziyareti gerçekleştirilerek sistem koşullarına ait dokümanlar ve uygulamalar denetmenlerce incelenir. Bütün standart maddeleri ve birimlerin tetkikinin sonra denetmenler  var ise bulgularını inceleyerek belgelendirme için olumlu yada olumsuz olarak kararını açıklar. Bu karar kapanış toplantısı aracılığıyla birlikte firmaya da aktarılır. Denetim ekibi olumsuz karar verirse ilgili olumsuzluklar düzeltilmesi talebinde bulunur. Denetim ekibi olumlu karar vermiş ise veya eksikliklerin giderilmesi, bunun belgelendirme kurumunca onayının ardından belgelendirme kurumunun iç prosedürü işlemeye başlar. 

Sözleşme Aşaması

Raporların ilgili komite  tarafından analizinin yapılarak teyit etmemiz durumunda sertifikaları hazırlanarak firma ile belgelendirme Sözleşmesi yapılır ve alakalı sistem belgesi kuruma sunulur. Belgeler ve sözleşme üç sene geçerli olup bu süre içinde belgelendirme kurumu tarafından senede minimum 1 kere gözetim testi gerçekleştirilerek sistem koşulların sürekliliği takibi yapılır. Bu tetkiklerin neticesinde ve sözleşme koşulları baz alınarak bu çalışmalar sürekliliği sağlanır. 

Belge Yenileme Aşaması

Belge geçerlilik tarihi bitmeden bir iki ay önce, belge sahibi kuruluş başvuru gerçekleştirerek, belge süresinin uzatılmasını ister. Bu durumda belgenin incelemesi yapılır ve belgenin geçerlilik süresi ilk ara incelemesi yapılması koşuluyla devam eder, 2. ara denetimin süresi dolmuş ise üç (3) sene daha devam eder(tekrar belgelendirme sürecine döner).