Hizmet Yeterlilik Belgesi Hyb Danışmanlık Süreci Nedir?

HYB (Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesi) danışmanlık süreci, bir hizmet yerinin TSE'nin ilgili Türk Standardı'na (TS) veya kriterlerine uygun hale getirilmesi ve başarılı bir şekilde belgelendirilmesi için yürütülen sistematik bir hazırlık sürecidir.

Danışmanlık süreci, genellikle belgenin alınması için gereken teknik, personel, ekipman ve yönetim şartlarının karşılanmasını sağlar.

🛠️ HYB Danışmanlık Sürecinin Aşamaları

Danışmanlık süreci, bir kuruluşun mevcut durumunu değerlendirmek ve onu TSE denetimine hazır hale getirmek üzere yapılandırılmıştır:

1. Mevcut Durum Analizi (Fark Analizi) 🧐

• Standart Belirleme: Danışman, öncelikle firmanın faaliyet alanına uygun olan Türk Standardını (TS) veya TSE Kriterini belirler (örneğin, oto servisleri için TS 13802).

• Mevcut Durum Tespiti: İşletmenin mevcut fiziki koşulları, kullanılan ekipmanlar, personel nitelikleri ve mevcut yönetim kayıtları incelenir.

• Fark Raporu: Belirlenen standart gereklilikleri ile işletmenin mevcut durumu arasındaki eksiklikler (farklar) tespit edilir ve raporlanır. Bu, danışmanlık sürecinin yol haritasını oluşturur.

2. Teknik ve Yasal Altyapının Oluşturulması ⚙️

• Ekipman ve Kalibrasyon: Standardın gerektirdiği tüm ekipman, alet ve cihazların temin edilmesi veya eksiklerin giderilmesi sağlanır. Ölçüm cihazlarının kalibrasyonlarının yaptırılması organize edilir.

• Personel Yeterliliği: Çalışanların yeterlilik belgeleri (ustalık, kalfalık, mesleki yeterlilik belgesi vb.) kontrol edilir. Eksik veya yetersiz personel için gerekli eğitimler ve sertifikasyon süreçleri başlatılır.

• Yasal Uygunluk: İşyeri açma ve çalışma ruhsatı, itfaiye raporu, iş sağlığı ve güvenliği gibi yasal zorunluluklara uyum kontrol edilir ve eksikler tamamlanır.

3. Dokümantasyon ve Uygulama Hazırlığı 📝

• Süreç Dokümantasyonu: Hizmet sunum süreçleri, müşteri şikayet yönetimi, garanti şartları, iş akış şemaları ve kalite kayıtları standardın gerektirdiği şekilde hazırlanır ve dokümante edilir.

• Eğitim: Tüm personele HYB gereklilikleri ve kurulmuş yeni süreçler hakkında bilgilendirme ve uygulama eğitimleri verilir.

• İç Tetkik (Deneme Denetimi): Danışman, TSE denetimi öncesinde bir ön denetim (iç tetkik) yaparak, sistemin işleyişini ve uygunluğunu son kez kontrol eder.

4. TSE Başvurusu ve Belgelendirme Takibi ✅

• Başvuru Organizasyonu: Gerekli tüm resmi evrakların (imza sirküleri, kapasite raporu, vergi levhası vb.) hazırlanması ve TSE'ye resmi başvuru için gerekli işlemlerin yapılması.

• TSE Denetimine Eşlik: Danışman, TSE denetimi (tetkik) sırasında hazır bulunarak denetçilere eşlik eder ve süreci yönetir.

• Uygunsuzlukların Kapatılması: Denetim sırasında ortaya çıkan uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetlerin planlanması ve bunların zamanında kapatılarak TSE'ye raporlanması sağlanır.

Süreç, belgenin alınmasıyla sonuçlanır. Danışmanlık, özellikle ilk defa TSE belgesi alan ve standartlara tam vakıf olmayan işletmeler için süreci hızlandıran ve başarı oranını artıran kritik bir destektir.