Yetkilendirilmiş Yükümlülük Belgesi (YYS) nasıl Alınır?

Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası (YYS), Türkiye Cumhuriyeti Ticaret Bakanlığı'na bağlı Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri tarafından verilen bir statü belgesidir. Alınması, şirketin güvenilirlik, mali yeterlilik ve güvenlik standartlarını kanıtlamasını gerektiren, aşamalı ve detaylı bir süreçtir.

📑 YYS Alma Süreci

YYS başvurusu, hazırlık ve denetim aşamalarından oluşan sistematik bir süreci takip eder:

1. Ön Koşulların Sağlanması (Uygunluk Kriterleri)

Şirketin öncelikle aşağıdaki temel kriterleri sağlaması gerekir:

• Faaliyet Süresi: En az üç yıl faaliyette bulunmuş olmak.

• Mali Yeterlilik: Son iki yıla ait mali tablolarla kanıtlanabilen belirli bir mali yeterliliğe sahip olmak (Genellikle Gümrük ve Dış Ticaret Yönetmeliği'nde belirlenen, ödenmiş sermayenin belirli bir miktarın altında olmaması şartı aranır).

• Ticari ve Gümrük Güvenilirliği: Son üç yıl içinde gümrük ve diğer ticari mevzuata ilişkin ciddi bir ihlal veya ceza kaydının bulunmaması.

• Kayıtların Takibi: Ticari ve taşıma kayıtlarının güvenilir, doğrulanabilir ve gümrük kontrollerine uygun şekilde tutuluyor olması.

2. Başvuru Öncesi Hazırlık (Kritik Aşamalar)

Bu, YYS sürecinin en yoğun ve uzmanlık gerektiren aşamasıdır.

• Personel Eğitim ve Yetkinliği: Şirket yönetiminde gümrük, dış ticaret ve güvenlik alanında yeterli bilgi ve deneyime sahip personelin bulunması.

• Güvenlik ve Emniyet Standartlarının Kurulması:

  • Fiziksel Güvenlik: Tesislerin dış sınırlarının güvenliği, izinsiz girişin engellenmesi (çit, kamera, alarm), kilit/mühür kontrol sistemleri.

  • Personel Güvenliği: İşe alım süreçlerinde güvenlik taramalarının yapılması, riskli pozisyonlardaki personelin kontrolü.

  • Eşya Güvenliği: Sevkiyat alanlarının, yükleme rampalarının ve konteyner/tırların mühürleme ve takip prosedürlerinin oluşturulması.

  • Bilgi Teknolojileri Güvenliği: Bilgi güvenliği politikalarının ve sistemlerinin (ISO 27001 benzeri) kurulması.

• Risk Analizi: Uluslararası tedarik zincirinde oluşabilecek tüm güvenlik risklerinin belirlenmesi ve bu riskleri yönetmek için prosedürlerin dokümante edilmesi.

3. Başvuru ve Denetim 🔍

• Başvuru: Hazırlanan tüm dokümanlar, sertifika için gerekli şartları taşıdığını gösteren belgeler ve 'Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası Başvuru Formu' ile ilgili Bölge Müdürlüğüne başvuru yapılır.

• Ön İnceleme: Gümrük idaresi, sunulan belgeler üzerinden ön inceleme yapar. Eksik veya hatalı görülen noktalar varsa düzeltilmesi istenir.

• Yerinde Denetim (Saha Ziyareti): Ön incelemede uygun bulunan şirket, gümrük uzmanları tarafından tesislerinde ziyaret edilir. Bu denetimde, hazırlanan tüm prosedürlerin (özellikle güvenlik, kayıt takibi ve personel güvenliği) yerinde uygulanıp uygulanmadığı kontrol edilir.

• Raporlama ve Onay: Denetim sonucunda bir rapor hazırlanır. Raporun olumlu olması durumunda, Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğü, Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası'nı düzenler.

YYS, genellikle belirli bir süre için verilir ve geçerliliğini sürdürmek için Gümrük ve Dış Ticaret Yönetmeliği'nde belirtilen aralıklarla gözetim denetimlerinden geçmeye devam etmek gerekir.